Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tämä tietosuojaseloste koskee Contrust Oy:n ylläpitämää sovellusta, jonka kautta toteutetaan taloyhtiöiden korjaushankkeisiin liittyvää asukas- ja osakastiedottamista sekä siihen liittyvää viestintää ja käyttäjähallintaa.

Contrust Oy toimii tämän sovelluksen käsittelemien henkilötietojen rekisterinpitäjänä: Contrust Oy päättää, mitä tietoja sovelluksessa kerätään, kenelle viestejä lähetetään ja kuinka kauan tietoja säilytetään. Taloyhtiöt ja isännöitsijät eivät ole tässä selosteessa tarkoitettujen henkilötietojen rekisterinpitäjiä, vaan Contrust Oy:n asiakkaita ja tiedon vastaanottajia kohdassa 8 kuvatulla tavalla.

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä:

Contrust Oy:llä ei ole nimettyä tietosuojavastaavaa, ellei sellainen erikseen ilmoiteta tässä selosteessa.

3. Rekisteröidyt

Sovelluksen henkilötietojen käsittely koskee erityisesti seuraavia henkilöryhmiä:

• taloyhtiöiden asukkaita
• osakkeenomistajia
• taloyhtiöiden hallituksen jäseniä
• isännöitsijöitä ja muita taloyhtiön edustajia
• Contrust Oy:n asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien yhteyshenkilöitä
• sovelluksen käyttäjiä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

1. Käyttäjätilin luominen ja hallinta

   Käsittelemme henkilötietoja, jotta käyttäjä voi rekisteröityä sovellukseen, kirjautua sisään ja käyttää sovelluksen toimintoja.

2. Taloyhtiöiden korjaushankkeisiin liittyvä tiedottaminen

   Käsittelemme tietoja, jotta voimme välittää asukkaille ja osakkaille hankkeeseen liittyviä tiedotteita, aikatauluja, ohjeita, ilmoituksia ja muuta hankkeen kannalta tarpeellista viestintää.

3. Käyttäjän kohdentaminen oikeaan taloyhtiöön, rakennukseen, asuntoon tai osakeryhmään

   Käsittelemme tietoja, jotta käyttäjälle voidaan näyttää juuri häntä koskevat tiedotteet ja hanketiedot.

4. Asiakaspalvelu ja yhteydenpito

   Käsittelemme tietoja käyttäjän yhteydenottoihin vastaamiseksi sekä sovelluksen käyttöön liittyvän tuen tarjoamiseksi.

5. Palvelun tietoturvan, toimivuuden ja käytettävyyden varmistaminen

   Käsittelemme teknisiä tietoja väärinkäytösten ehkäisemiseksi, virhetilanteiden selvittämiseksi, lokien hallitsemiseksi ja palvelun kehittämiseksi.

6. Lakisääteisten velvoitteiden ja oikeudellisten vaateiden hoitaminen

   Tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi kirjanpitoon, sopimusvastuisiin, reklamaatioihin, vahingonkorvausasioihin tai viranomaispyyntöihin liittyen.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Sovelluksessa voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

5.1 Käyttäjän perustiedot

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• käyttäjätunnus tai muu yksilöivä tunniste
• käyttäjän rooli, esimerkiksi asukas, osakas, hallituksen jäsen, isännöitsijä tai muu edustaja

5.2 Taloyhtiöön ja huoneistoon liittyvät tiedot

• taloyhtiön nimi
• rakennus, rappu, huoneisto tai muu kohdistustieto
• tieto siitä, onko käyttäjä asukas, osakas vai muu yhteyshenkilö
• mahdolliset hankekohtaiset käyttäjäryhmät tai tiedotusryhmät

5.3 Sovelluksen käyttöön liittyvät tiedot

• kirjautumis- ja käyttötapahtumat
• palvelun käyttöajankohdat
• käyttäjän tekemät asetukset ja valinnat
• lähetettyjen tiedotteiden toimitus- ja lukukuittaukset, jos toiminto on käytössä
• käyttäjän lähettämät viestit, palautteet tai yhteydenotot

5.4 Tekniset tiedot

• IP-osoite
• selain- ja laitetiedot
• käyttöjärjestelmä
• evästeet ja vastaavat teknologiat, jos niitä käytetään
• lokitiedot
• virheilmoitukset ja diagnostiikkatiedot

5.5 Muut käyttäjän itse antamat tiedot

Sovelluksessa voidaan käsitellä myös muita tietoja, jotka käyttäjä itse antaa esimerkiksi yhteydenoton, palautteen, ilmoituksen tai lomakkeen yhteydessä.

Sovelluksessa ei ole tarkoitus käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja, ellei se ole yksittäistapauksessa välttämätöntä ja lainmukaista. Käyttäjää pyydetään olemaan lähettämättä sovelluksessa tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja.

6. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja voidaan saada seuraavista lähteistä:

• käyttäjältä itseltään rekisteröitymisen ja sovelluksen käytön yhteydessä
• taloyhtiöltä
• isännöitsijältä
• taloyhtiön hallitukselta tai muulta valtuutetulta edustajalta
• Contrust Oy:n asiakas- ja sopimussuhteen yhteydessä
• teknisesti sovelluksen käytön yhteydessä

Asukkaat ja osakkeenomistajat rekisteröityvät sovellukseen ja antavat yhteystietonsa pääsääntöisesti itse; Contrust Oy ei pyydä näitä tietoja etukäteen isännöitsijältä tai taloyhtiöltä. Isännöitsijä lähettää hankkeen alussa asukkaille ja osakkaille tiedotteen, jossa on sovellukseen kirjautumiseen tarvittava QR-koodi ja ohjeet; tätä kirjautumistapaa käytetään sen varmistamiseksi, että sovellukseen rekisteröityvä henkilö todella kuuluu kyseiseen taloyhtiöön tai hankkeeseen. Isännöitsijöiden, hallituksen jäsenten ja muiden taloyhtiön edustajien yhteystietoja voidaan sen sijaan saada myös taloyhtiöltä tai isännöitsijältä osana korjaushankkeen projektinjohtotoimeksiantoa.

Jos henkilötietoja saadaan muualta kuin käyttäjältä itseltään, tiedot liittyvät yleensä siihen, että käyttäjälle voidaan kohdistaa oikean taloyhtiön tai korjaushankkeen viestintää.

7. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen seuraaviin oikeusperusteisiin:

7.1 Sopimuksen täytäntöönpano

Käsittely voi olla tarpeen Contrust Oy:n ja käyttäjän, asiakkaan, taloyhtiön tai muun sopimusosapuolen välisen sopimuksen toteuttamiseksi. Tämä koskee esimerkiksi sovelluksen käyttöä, käyttäjähallintaa ja palvelun toimittamista.

7.2 Oikeutettu etu

Contrust Oy:llä voi olla oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja korjaushankkeeseen liittyvän tiedottamisen, palvelun tietoturvan, asiakassuhteen hoitamisen ja oikeudellisten vaateiden käsittelyn vuoksi. Oikeutettuun etuun perustuva käsittely edellyttää, että rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etu ei syrjäydy rekisteröidyn etujen tai perusoikeuksien vuoksi.

7.3 Lakisääteinen velvoite

Joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittely voi perustua lakisääteiseen velvoitteeseen, esimerkiksi kirjanpitoa, viranomaispyyntöjä tai oikeudellisia velvoitteita koskevissa tilanteissa.

7.4 Suostumus

Jos sovelluksessa käytetään vapaaehtoisia toimintoja, kuten tiettyjä evästeitä, markkinointiviestintää tai muita lisäpalveluita, käsittely voi perustua käyttäjän suostumukseen. Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja voivat käsitellä Contrust Oy:n työntekijät ja sellaiset palveluntarjoajat, jotka osallistuvat sovelluksen tekniseen ylläpitoon, asiakaspalveluun, viestintään, tietoturvaan, analytiikkaan tai muuhun palvelun tuottamiseen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille, jos se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin:

• kyseiselle taloyhtiölle
• taloyhtiön isännöitsijälle
• taloyhtiön hallitukselle tai muulle valtuutetulle edustajalle
• Contrust Oy:n käyttämille teknisille palveluntarjoajille
• viranomaisille, jos luovutus perustuu lakiin tai viranomaisen asianmukaiseen pyyntöön
• oikeudellisille neuvonantajille tai muille asiantuntijoille oikeudellisten vaateiden selvittämiseksi

Contrust Oy ei myy henkilötietoja kolmansille osapuolille.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Contrust Oy voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten:

• pilvipalvelun tarjoajia
• sovelluskehitys- ja ylläpitokumppaneita
• viestintä- ja sähköpostipalveluiden tarjoajia
• analytiikka- ja lokituspalveluiden tarjoajia
• asiakastuki- ja tiketöintijärjestelmiä

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Contrust Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti. Contrust Oy tekee tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.

10. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Contrust Oy huolehtii siitä, että siirrolle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet, tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai muu lainmukainen siirtomekanismi.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla.

Pääsääntöisesti säilytysajat ovat seuraavat:

• käyttäjätilin tiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjä asuu kyseisessä taloyhtiössä tai omistaa siellä osakkeen. Käyttäjän tulee ilmoittaa Contrust Oy:lle viipymättä, kun asuminen tai osakkeen omistus päättyy, jolloin käyttöoikeus ja käyttäjätilin tiedot poistetaan. Mikäli ilmoitusta ei tehdä, käyttäjätilin tiedot poistetaan joka tapauksessa viimeistään 180 päivän kuluttua korjaushankkeen valmistumisesta
• muut hankekohtaiset tiedot säilytetään hankkeen ajan ja kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen esimerkiksi reklamaatioiden, vastuiden ja dokumentointitarpeiden vuoksi
• asiakaspalvelu- ja yhteydenottotiedot säilytetään niin kauan kuin asian käsittely sitä edellyttää
• teknisiä lokitietoja säilytetään tietoturvan ja virhetilanteiden selvittämisen vuoksi 12 kuukautta
• kirjanpitoon tai lakisääteisiin velvoitteisiin liittyviä tietoja säilytetään lain edellyttämän ajan

Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

12. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Sovellus voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita palvelun toiminnan, kirjautumisen, tietoturvan, käyttökokemuksen ja mahdollisen analytiikan toteuttamiseksi.

Välttämättömät evästeet ja teknologiat ovat tarpeen sovelluksen toiminnan kannalta. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen.

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia sovelluksen tai selaimen asetuksista, jos tällainen toiminto on käytössä.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Sovelluksessa ei tehdä käyttäjiä koskevaa GDPR:n mukaista automaattista päätöksentekoa, jolla olisi käyttäjään oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Sovelluksessa voidaan kuitenkin käyttää teknistä kohdentamista, jonka perusteella käyttäjälle näytetään hänen taloyhtiötään, rakennustaan, asuntoaan, osakasasemaansa tai käyttäjärooliaan koskevia tiedotteita.

14. Henkilötietojen suojaaminen

Contrust Oy suojaa henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näitä voivat olla esimerkiksi:

• käyttäjätunnusten ja salasanojen hallinta
• salattu tiedonsiirto
• käyttöoikeuksien rajaaminen
• lokitus ja valvonta
• varmuuskopiointi
• palvelinympäristön suojaaminen
• henkilöstön ja palveluntarjoajien salassapitovelvoitteet
• tietoturvapoikkeamien käsittelyprosessi

Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöille ja palveluntarjoajille, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käsitellä tietoja.

15. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Oikeuksien soveltuminen voi riippua käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta.

Rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää henkilötietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos edellytykset täyttyvät
• peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyn informointi ja oikeudet perustuvat GDPR:n läpinäkyvyys- ja informointivelvoitteisiin.

16. Oikeuksien käyttäminen

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä Contrust Oy:hyn:

Pyynnön esittäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelyä. Tämä on tarpeen sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei luovuteta tai muuteta väärän henkilön pyynnöstä.

Contrust Oy vastaa pyyntöihin tietosuojalainsäädännön edellyttämässä ajassa.

17. Valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Tietosuojavaltuutetun toimisto toimii Suomessa kansallisena tietosuojalainsäädännön valvontaviranomaisena.

18. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Contrust Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi sovelluksen, henkilötietojen käsittelyn, palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla sovelluksessa tai Contrust Oy:n verkkosivuilla. Olennaisista muutoksista voidaan ilmoittaa sovelluksessa, sähköpostitse tai muulla sopivalla tavalla.